TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja
informointiasiakirja.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
CN – Uusi Koti LKV Oy
Isokatu 82
90120 Oulu

2. Rekisteriä hoitava henkilö
Ville-Pekka Torvela
+358 50 5668 790
Ville.torvela@nullcasanovalkv.fi

3. Rekisterin sijainti ja turvallisuus
Henkilötiedot kerätään Alma Media Oyj:n ylläpitämään KIVI-tietokantaan, joka on suojattu palomuurilla. Rekisterin
käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Lisäksi henkilötietoja kerätään
välitysliikkeen ylläpitämään paperiseen viralliseen välitystoimeksianto arkistoon, joka sijaitsee CN – Uusi Koti LKV
Oy:n lukituissa toimitiloissa.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja tarkoitukset
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
– laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
– mainonnan kohdentaminen
– palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
– asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
– palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien
ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
– rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
– muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen yhtä tai useampaa erityistä
henkilötietojen käsittelytarkoitusta varten.
Henkilötietoja voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin ja markkinatutkimuksiin. Suoramarkkinointiin ja
markkinatutkimuksiin henkilötietoja käytetään vain siinä tapauksessa, että henkilö jonka henkilötiedot on kerätty
rekisteröitäväksi, on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa.
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietotyyppejä:

1. Etu- ja sukunimi
2. Yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
3. Henkilötunnus
4. Kansalaisuus
5. Kieli
6. Yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa, tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot
7. Rekisteröidyn kiinteistönvälitysliikkeelle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot,
kuten toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
8. Toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot
9. Välitettävää kohdetta koskevat tiedot
10. Toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi,
kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä
kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton
tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot
11. Toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot
12. Toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen
kohde, kauppahinta, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
13. Kiinteistönvälitysliikkeen asiakasvaroja koskevat tiedot
14. Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot
15. Reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito
16. Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot, sekä
rekisteröidyn lupa, tai muu suostumus, tai kielto markkinointitoimenpiteille
17. Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
18. Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
5. Henkilötietoryhmät

CN – Uusi Koti LKV Oy:n yleisiä henkilötietoryhmiä ovat toimeksiantajat, myyjät ja ostajat, sekä muut asiakkaat. CN
– Uusi Koti LKV Oy:n toiminnassa ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä, joilla tässä tarkoitetaan henkilötietojen
käsittelyä, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai
ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten
tai terveyttä koskevien tietojen, taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevien
tietojen käsittely.

6. Tietojen luovuttaminen ja siirto
Keräämiämme henkilötietoja luovutamme pelkästään niille toimijoille, jotka liittyvät kauppaprosessiin. Näitä ovat
viranomaisista verottaja, jolle luovutamme asiakkaan puolesta tekemämme varainsiirtoveroilmoituksen yhteydessä
ostajien henkilötiedot. Luovutamme ostajien ja myyjien henkilötiedot kauppakirjan, veroilmoituksen ja asuntoosakkeen
kaupassa osakekirjan kopioina myös taloyhtiön nimeämälle mahdolliselle isännöitsijälle kaupan synnyttyä.
Henkilötietoja luovutetaan myös ostajan pankille kauppakirjan myötä. Kiinteistönkaupoissa henkilötiedot luovutetaan
kaupantekotilaisuudessa kaupanvahvistajalle. Henkilötietoja luovutetaan myös sille asiakkaalle joka tekee
ostotarjouksen lainhuutotodistuksen- ja isännöitsijän todistuksina, joista selviää kiinteistön- ja asunto-osakkeen
omistajien henkilötiedot.
Emme luovuta henkilö- tai yritysasiakkaiden henkilö- tai tunnistetietoja, tai muita identifioimistietoja kenellekään
muille yksityis- tai oikeushenkilöille, kuin edellisessä kappaleessa luetelluille. Muille viranomaisille luovutamme
henkilö- tai yritystiedot vain siinä tapauksessa, että tähän on oikeuden määräys tai lainsäädännössä muuten niin
määrätään, tai viranomainen on käynnistänyt henkilöstä, tai oikeushenkilöstä esi- tai muun vastaavan tutkinnan ja
henkilö- tai yritystiedot määrätään asiaa hoitavan viranomaisen puolesta luovuttamaan.
Tuntemis- ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja
selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen tutkintaan saattamista varten, jolla
rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä
henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista,
jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

7. Henkilötietojen säilytysajat
CN – Uusi Koti LKV Oy kiinteistönvälitysliikkeenä säilyttää rekisteröityjen henkilötiedot laissa säädettyjen
määräaikojen verran. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan KIVI-tietopalvelusta, sekä CN – Uusi Koti LKV Oy:n
paperisesta toimeksiantoarkistosta. Lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä mukaan
toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät
asiakirjat on säilytettävä viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Rekisteröidyn suostumuksella kerätyt ja rekisteröidyt
henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin henkilötietojen keräämisen tarkoitus ja suostumuksen perusta tulee
täytetyksi, tai rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.

8. Rekisteröidyn oikeudet
8.1 Oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä
Rekisterinpitäjän on informoitava henkilötietojen käsittelystä rekisteröityjä siinä vaiheessa, kun tiedot saadaan
rekisteröidyltä itseltään. Rekisteröityjä on informoitava myös silloin, kun tiedot saadaan muualta kuin rekisteröidyltä.
Tieto käsittelystä on tällöin toimitettava kohtuullisen ajan kuluessa ja viimeistään kuukauden kuluessa henkilötietojen
saamisesta. Jos henkilötietoja käytetään viestintään asianomaisen rekisteröidyn kanssa, tieto käsittelystä on annettava
viimeistään silloin, kun rekisteröityyn ollaan yhteydessä ensimmäisen kerran. Jos tietoja on tarkoitus luovuttaa toiselle
vastaanottajalle, on tieto käsittelystä annettava viimeistään silloin, kun tietoja luovutetaan ensimmäisen kerran.
Rekisteröidyille on informoitava rekisterinpitäjän ja hänen edustajan yhteystiedot, henkilötietojen käsittelyn
tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste, mitä henkilötietoryhmiä yritys kerää ja käsittelee sekä mistä lähteistä tietoja
saadaan, tieto siitä, luovutetaanko henkilötietoja, ja jos luovutetaan, tietojen vastaanottajat / vastaanottajien ryhmät. Jos
henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle, tieto siitä sekä asetuksen edellyttämä muu selvitys siirroista, henkilötietojen
säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, kriteerit ajan määrittämiseksi, rekisteröidyn asetuksen mukaisista oikeuksista
(mm. oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista) sekä oikeudesta peruuttaa annettu suostumus ja
tehdä valitus valvontaviranomaiselle, automaattisesta päätöksenteosta, ml. profiloinnin olemassaolosta, sekä siihen
liittyvästä logiikasta, sen merkityksestä ja mahdollisista seurauksista rekisteröidyille informoitava, jos rekisterinpitäjä
suorittaa henkilötietojen nojalla automaattista päätöksentekoa. Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen
muihin tarkoituksiin kuin niihin, joihin henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on informoitava rekisteröityä muista
tarkoituksista ennen jatkokäsittelyä.
8.2 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Jos
rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön tehneen henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi kuitenkin pyytää
toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää
rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn
pyyntöön on reagoitava yhden kuukauden sisällä. Määräaikaa on mahdollista pidentää kahdella kuukaudella, jos
pyynnöt ovat monimutkaisia tai niitä on paljon. Tällöin rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle määräajan
jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä kerrottava viivästymisen syyt.
Pyyntöjen toteuttamisen lähtökohtana on maksuttomuus. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai
kohtuuttomia, esimerkiksi, jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi kuitenkin kieltäytyä suorittamasta
pyydettyä toimenpidettä tai periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen toimittamisesta aiheutuvat
hallinnolliset kustannukset.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi
hankittuja tietoja. Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin asiakkaan pyynnöstä tarkistaa näiden tietojen käsittelyn
lainmukaisuuden.
Tietoturvatoimenpiteenä annamme rekisteröidylle hänestä rekisteröidyt tiedot pääsääntöisesti vain toimipaikassamme,
jolloin tunnistamme rekisteröidyn. Tarvittaessa voimme luovuttaa rekisteröidylle hänestä rekisteröidyt tiedot myös
muuten kirjallisena. Tällöin vaatimuksena on kirjallinen ja rekisteröidyn allekirjoittama tarkastuspyyntö, joka on
osoitettu CN – Uusi Koti LKV Oy:n asiakasrekistereistä vastaavalle henkilölle.
8.3 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat
epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
8.4 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn niin pyytäessä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta
viivytystä, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin
käsiteltiin, tai rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista
perustetta, tai rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä, tai
rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti,
tai henkilötiedot on poistettava EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan
lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tai henkilötiedot on kerätty suoraan lapselle tarjottavien tietoyhteiskunnan
palvelujen tarjoamisen yhteydessä.
Vaikka jokin edellä mainittu edellytys täyttyisi, tietoja ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen
sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi, tai rekisterinpitäjään sovellettavaan EUoikeuteen
tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi,
tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan
käyttämistä varten, tai kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä asetuksen edellyttämin tavoin, tai yleisen
edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia
varten asetuksen edellyttämin tavoin, jos tietojen poistaminen todennäköisesti estäisi kyseisen käsittelyn tai vaikeuttaa
sitä suuresti, tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
Jos rekisterinpitäjän on poistettava tiedot ja rekisterinpitäjä on julkistanut henkilötiedot, rekisterinpitäjän on lisäksi
toteutettava kohtuulliset toimenpiteet ilmoittaakseen henkilötietoja käsitteleville rekisterinpitäjille, että rekisteröity on
pyytänyt poistamaan henkilötietoihin liittyvät linkit tai näiden henkilötietojen jäljennökset tai kopiot.
8.5 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä, jos rekisteröity kiistää
henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa
tietojen paikkansapitävyyden, tai käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan
tietojen käsittelyn rajoittamista, tai rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta
rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai rekisteröity on
vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn
perusteet on kesken.
Rekisterinpitäjä saa edelleen säilyttää henkilötietoja, muttei muutoin käsitellä niitä ilman rekisteröidyn suostumusta.
Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen
luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin
käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.
8.6 Vastustamisoikeus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun toteuttamiseen, yleistä
etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttöön, rekisteröidyllä on oikeus
vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
Jos rekisteröity käyttää vastustamisoikeuttaan, henkilötietoja ei enää saa käsitellä, ellei rekisterinpitäjä pysty
osoittamaan, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut ja
oikeudet, tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten, ml.
profilointia, jos se liittyy suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia
varten, tietoja ei enää saa käsitellä suoramarkkinointitarkoituksia varten. Rekisteröityä on informoitava selkeästi
vastustamisoikeudesta viimeistään silloin, kun rekisteröityyn ollaan yhteydessä ensimmäisen kerran.

9. Siirrot EU-alueen ulkopuolelle
Henkilötietojen siirto EU-alueen ulkopuoliseen maahan on sallittua, jos komissio on tehnyt päätöksen, jossa todetaan,
että kyseinen kolmas maa varmistaa riittävän tietosuojan tason.
Jos komissio ei ole tehnyt em. päätöstä, henkilötietojen siirto EU-alueen ulkopuolelle on sallittua, jos rekisterinpitäjä tai
henkilötietojen käsittelijä ovat toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet ja jos rekisteröityjen saatavilla on
täytäntöönpanokelpoisia oikeuksia ja tehokkaita oikeussuojakeinoja. Asetuksen määrittämiä asianmukaisia suojatoimia
ovat esimerkiksi komission hyväksymät vakiolausekkeet (mallisopimuslausekkeet), asetuksen mukaiset yritystä
koskevat sitovat säännöt, jotka valvontaviranomainen on vahvistanut, tai vakiolausekkeet, jotka tietosuojaviranomainen
on vahvistanut ja jotka komissio on hyväksynyt. Henkilötietojen siirrot EU-alueen ulkopuolelle ovat lisäksi sallittuja
asetuksessa määritetyissä poikkeuksellisissa erityistilanteissa, vaikka komissio ei olisi tehnyt päätöstä tietosuojan
riittävästä tasosta eikä rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä olisi toteuttanut em. asianmukaisia suojatoimia.
Erityistilanteita ovat muun muassa, että rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa ehdotettuun siirtoon sen
jälkeen, kun hänelle on ilmoitettu, että tällaiset siirrot voivat aiheuttaa rekisteröidylle riskejä tietosuojan tason
riittävyyttä koskevan päätöksen ja asianmukaisten suojatoimien puuttumisen vuoksi, tai siirto on tarpeen rekisteröidyn
ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden
toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä, tai siirto on tarpeen rekisterinpitäjän ja toisen luonnollisen henkilön tai
oikeushenkilön välisen, rekisteröidyn etujen mukaisen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöönpanemiseksi, tai siirto on
tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai siirto on tarpeen rekisteröidyn tai muiden
henkilöiden elintärkeiden etujen suojaamiseksi, jos rekisteröity on fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta
suostumustaan.

10. Tietoturvatoimenpiteet
Tietoturvaloukkauksen sattuessa CN – Uusi Koti LKV Oy:n on tehtävä tietoturvaloukkausilmoitus
valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä heti, kun loukkaus on tullut yrityksen tietoon ja kuitenkin
viimeistään 72 kuluessa. Tämän määräajan jälkeen tehdyistä ilmoituksista pitää toimittaa valvontaviranomaiselle
perusteltu selvitys siitä, miksi ilmoitus on tehty myöhässä. Lisäksi loukkauksesta on ilmoitettava niille henkilöille,
joiden osalta tietosuojaa on rikottu. Ilmoitusta rekisteröidylle ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos rekisterinpitäjä on
toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet ja loukkauksen kohteena oleviin henkilötietoihin
on sovellettu kyseisiä toimenpiteitä tai rekisterinpitäjä on toteuttanut toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että korkea riski
luonnollisten henkilöiden oikeuksille ei enää toteudu.
CN – Uusi Koti LKV Oy on laatinut tietoturvatoimenpiteenä yritykselle tietosuojapolitiikan, johon on kirjattu kaikki
keskeiset tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja velvollisuudet rekisterinpitäjälle, sekä oikeudet rekisteröidylle. CN – Uusi
Koti LKV Oy on kouluttanut henkilöstönsä aiheesta ja päivittää osaamistaan säännöllisesti.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
CN – Uusi Koti LKV Oy rekisterinpitäjänä ei tee henkilötietojen pohjalta asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai
käytä automaattista päätöksentekoa.